Checklista projektchef och enhetschef

Här hittar du allt du som projektchef/enhetschef ska göra steg för steg vid en allvarlig händelse.

Bedömning

1. Vid olycka, säkerställ att 112 kontaktats.

2. Inhämta senaste statusläge från den som kontaktar dig:

• Vad har hänt?
• Var skedde det?
• Är några skadade, allvarligt skadade eller döda? Hur många?
• Är min egen personal drabbad?
• Materiella skador? På vad?
• Påverkas trafiken, väg och spår?
• Rapporterar media eller är media på plats?
• Finns andra påverkade eller berörda? Företag, entreprenörer, boende, resenärer, förvaltning.

3. Kontakta din avdelningschef

• Informera om vad som hänt.
• Avgör tillsammans om arbetet ska ske i ordinarie organisation, eller om det behövs resurser utöver det vanliga. Det vill säga om ni ska gå upp i beredskapsläge (stabs-, förstärknings- och katastrofläge).
• Vid beredskapsläge Stab, enas om vilka resurser som ska ingå i gruppen.
• Vid beredskapsläge förstärknings- och katastrofläge, enas om vilkas specialister som behövs utöver grundbemanningen i beredskapsläget.
• Grundbemanning i förstärknings- och katastrofläge = projektchef, krisledare, projektledare närområdeskommunikation, loggförare och servicefunktion.
• Specialistfunktioner = till exempel projektledare, byggledare/kontaktperson på plats, arbetsmiljöhandläggare.

Aktivering av beredskapsläge

• Kontakta din krisledare. Här hittar du kontaktuppgifter.
• Informera kort om situationen.
• Bestäm tid för första möte.
• Be krisledaren ringa in din krisgrupp till krisrummet på ditt kontor.
• Dokumentera beslutet. Blankett finns i krispärmen i krisrummet och ska skrivas under av dig.

Stöd till våra anställda/inhyrd personal Om någon blivit skadad eller förolyckats bör du:

• Samla alla inblandade och låt ingen gå direkt hem.
• Låt alla få möjlighet att kontakta en anhörig.
• Ordna socialt kontaktnät efter arbetstid i form av telefonkedja eller dylikt.
• Bestäm tid att ses påföljande dag.
• Behöver någon stöd med praktiskt som förskolehämtning eller annat?
• Kontakt Feelgood, 020-24 73 65, dygnet runt, alla dagar

Lägesavstämning 1

• Hälsa gruppen välkommen.
• Presentera alla och deras respektive roller kort.
• Lämna över ordet till krisledaren som leder mötet.
• Fatta nödvändiga beslut under mötet.

Kontakta avdelningschef

• Rapportera aktuellt läge och vidtagna åtgärder, utgå från den lägesbild som upprättats på lägesavstämningen.
• Avgör tillsammans om arbetet ska fortsätta som ni kommit överens om eller om ni ska eskalera eller avveckla.

Lägesavstämning 2, 3, 4…

• Delta i mötet.
• Fatta nödvändiga beslut.

Följ denna loop tills du och din avdelningschef bedömer att läget har normaliserats.

Utvärdering

Säkerställ att krisledaren genomför en utvärdering av arbetet med gruppen inom en vecka efter avslutat beredskapsläge.

Stödfrågor

• Vad har hänt och vem/vilka/vad har drabbats?  
• När och var inträffade skadan/händelsen?  
• Vem tog emot och hur rapporterades händelsen?  
• Hur omfattande är skadorna/riskerna?  
• Vilka åtgärder är vidtagna och vilka planeras? 
• Vilka konsekvenser medför händelsen på: – Kort sikt? – Lång sikt?  
• Vilka risker finns i den fortsatta händelseutvecklingen?  
• Vad är orsaken till skadan/händelsen? 
• Finns det risk för påverkan på miljön/är farliga ämnen inblandade?  
• Vilka behov av samverkan finns internt inom projektet/förvaltningen?  
• Vilka resurser i Region Stockholm är tagna i anspråk? 
• Vilka externa aktörer är aktiverade och vilket behov av samverkan finns (entreprenörer, räddningstjänst, polis etc)?  
• Finns det behov av stöd i egen organisation? Om, vad och i vilken bedömd omfattning?  
• Vad har gjorts för att minimera effekten av skadan/händelsen?  
• Bedöm händelsens varaktighet. 
• Vem vilka känner till händelsen?  
• Vilket medieintresse kan skadan/händelsen orsaka?  
• Vilka informationsinsatser är vidtagna? 
• Intern information (kanaler, tidpunkter etc). 
• Extern information (tid, plats, ansvarig etc).  
• Mediekontakter och talesperson.   
• Nästa lägesrapport (tid, plats och hur).